HKR.SAX – Zahlungsverkehr des Freistaates wird vollständig digital

Sachsen setzt mit der HKR.SAX-Strategie auf ein zukunftsfähiges, integriertes Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen.

Der Freistaat Sachsen treibt die Digitalisierung der sächsischen Staatsverwaltung kontinuierlich voran. Ein wichtiger Baustein in der Gesamtstrategie ist die IT-Strategie HKR 2025 – ein fachlich flexibles, technisch zukunftsfähiges und integriertes Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) für die gesamte sächsische Staatsverwaltung. Mit ihm soll die vollständig digitale Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit der Hauptkasse des Freistaates Sachsen erfolgen und der Haushalt quasi »in einem Rutsch« geplant, vollzogen und abgerechnet werden.

Das HKR.SAX-System bietet die Grundlage für die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung von Vorgängen im gesamten Haushaltskreislauf der Staatsverwaltung (Mittelplanung und -zuweisung, Ein- und Auszahlungen). Es schafft die Voraussetzungen für eine sinnvolle Automatisierung der zu bearbeitenden Vorgänge, die angesichts der demografischen Entwicklung geboten ist. Die technisch überholten, betreuungsaufwändigen Alt-Verfahren werden abgelöst und der Betrieb wird sowohl fachlich als auch technisch zentral organisiert.

Einführungsphase seit dem 1. Januar 2026

Am 1. Januar 2026 ist das System in den Betrieb gegangen, die Hauptkasse des Freistaates im Landesamt für Steuern und Finanzen sowie drei Pilotbehörden wurden auf das SAP-System umgestellt. Alle übrigen an die Hauptkasse anliefernden Dienststellen bewirtschaften ihre Haushaltsmittel weiterhin in ihren jeweiligen Bestandsverfahren und übermitteln die zahlungsrelevanten Daten an die Hauptkasse. Im Zuge der Umstellung wurden auch neue Zahlungsvordrucke eingeführt, unter anderem für spezielle Zahlungsarten wie Auslandszahlungen.

Seit dem Start des Systems hat die Hauptkasse bis heute (12. März) rund 2 Millionen Zahlungsvorgänge für die gesamte sächsische Staatsverwaltung abgewickelt (Einzahlungen und Auszahlungen). Darunter befanden sich alle durch das Landesamt für Steuern und Finanzen veranlassten Gehaltszahlungen sowie 282 Auslandszahlungen. Die Zahlen zeigen die Dimension der zu bearbeitenden Vorgänge.

Bei einer Systemeinführung in dieser Größenordnung und Wirkungsbreite kommt es erfahrungsgemäß zu anfänglichen temporären Einschränkungen. Beim Übergang vom Projektstatus in den Betriebsmodus bleiben anfängliche »Kinderkrankheiten« nicht aus. So war es auch beim Start des HKR.SAX-Systems.

Intensive Arbeit an »Kinderkrankheiten«

Unter den bisher 2 Millionen abgewickelten Buchungen ist es bei ca. 8.000 Fällen (das sind 0,4 Prozent) zu Problemen gekommen. Das ist für alle Beteiligten sehr bedauerlich. Die Mitarbeitenden im zuständigen HKR Competence Center beim Landesamt für Steuern und Finanzen arbeiten auf Hochtouren in enger Abstimmung mit den betroffenen Behörden an Lösungen. Die meisten Problemfälle aus Januar und Februar wurden mittlerweile gelöst.

So gab es beispielsweise Verzögerungen bei der Auslieferung von Zahlungsanzeigen und bei der Anzeige bestimmter Bearbeitungsstände für Behörden und Dienststellen. Die Ursache lag beim Datentransfer vom neuen SAP-System in die verschiedenen Altverfahren, die in den Dienststellen und Behörden bislang für das Haushalt-, Kassen- und Rechnungswesen genutzt wurden. Da die Dienststellen und Behörden des Freistaates schrittweise an das neue HKR.SAX-System angebunden werden, braucht es in der Übergangszeit einen Datentransfer. Angesichts der Komplexität des Verfahrens und der großen Datenmengen ist dieses stufenweise Vorgehen notwendig. Für die elektronische Übermittlung der Daten wurde dafür ein eigenes Verfahren entwickelt. Das Problem der verzögerten Bereitstellung von Zahlungsanzeigen wurde behoben. Seit Ende Februar werden die Zahlungsanzeigen durch das HKR Competence Center tagaktuell ausgeliefert.

Aktuell besteht noch Verbesserungsbedarf bei der Darstellung von monatlichen Kontoauszügen (z. B. Ausweis des Verwendungszwecks), was ebenfalls alle Dienststellen und Behörden der Staatsverwaltung (einschließlich Hochschulen) betrifft. Diese Verbesserungen sollen Anfang April mit den März-Kontoauszügen umgesetzt sein. Auch besteht noch Klärungsbedarf zu einzelnen Auslandszahlungen. Das betrifft 10 Fälle von rund 300 Auslandszahlungen seit Beginn des Jahres.

Die Funktionsfähigkeit des Systems sowie die Arbeitsfähigkeit der Behörden und Dienststellen der Staatsverwaltung waren trotz der Problemfälle jederzeit gegeben. Der Freistaat ist zu jeder Zeit seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen und hat keinen finanziellen Schaden erlitten. Die erforderlichen Zahlungen wurden geleistet.

Durch die Problemfälle ist verwaltungsseitig in verschiedenen Behörden bedauerlicherweise Mehraufwand entstanden (Vorgangsbearbeitung und Kommunikation). Für den notwendigen laufenden Support des Systems hat das HKR Competence Centrum ein Ticketsystem eingerichtet. Die eingehenden Tickets werden priorisiert und im Zusammenwirken mit den betroffenen Dienststellen abgearbeitet.

HKR.SAX – Strategische Weiterentwicklung des Freistaates

Die Umstellung des gesamten Haushaltskreislaufes der Staatsverwaltung auf das digitale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen ist ein Mammutprojekt. Es zeigt, dass der Schritt von der Theorie in die Praxis – egal wie gut er vorbereitet wurde – oftmals unverhoffte Zwischenschritte und Überraschungen bereithält. Es ist aber auch ein Entwicklungsprojekt, das einen wertvollen Beitrag und Innovationsschub zur strategischen Weiterentwicklung des Freistaates leistet.

Das betreuende HKR Competence Center ist dabei seit 2022 die Drehscheibe für Wissensmanagement und -transfer, Service Desk, Innovationsplattform und Denkfabrik. Die vergangenen Wochen der HKR.SAX-Rollout-Phase haben an vielen Stellen Zeit und Nerven gekostet. Sie haben aber auch wertvolle Erfahrungen gebracht, das System konsequent weiterzuentwickeln.

Weitere Informationen zur IT-Strategie HKR.SAX bietet das Video »Sächsischer Haushalt digital. Wir gestalten Zukunft« unter: IT-Strategie HKR 2025 - Finanzen - sachsen.de

Autorin: Anke Richter-Baxendale