Willkommen im Team: Chatbot MAXi

Ab heute steht rund 5.250 Beschäftigten der sächsischen Steuerverwaltung ein neuer digitaler Kollege bzw. Kollegin unterstützend zur Verfügung: der KI-Chatbot MAXi. Er soll den Beschäftigten Routinearbeiten erleichtern und ihnen damit Zeit schaffen für das, worauf es ankommt: Die fachliche Bewertung jedes einzelnen Falls.

Für Sachsens Finanzminister Christian Piwarz ist damit ein weiterer Meilenstein erreicht, »die sächsische Steuerverwaltung mittels Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz effizient, serviceorientiert und schlagkräftig für aktuelle und zukünftige Aufgaben aufzustellen. Mit MAXi geben wir unseren Beschäftigten ein Werkzeug an die Hand, das sie im Arbeitsalltag unterstützt – ohne die fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben. Denn über steuerliche Sachverhalte entscheidet auch künftig der Mensch.«

Was MAXi im Arbeitsalltag leistet

Bei MAXi handelt es sich um einen virtuellen Assistenten, der in Kooperation mit der hessischen Steuerverwaltung nun auch in Sachsen zum Einsatz kommt. Als Hilfsmittel unterstützt MAXi zum Beispiel die Beschäftigten in den 24 sächsischen Finanzämtern bei zeitaufwendigen Routineaufgaben und hilft, den Überblick bei komplexen Vorgängen zu behalten und damit auch Fehlerquellen zu reduzieren. Zur Verdeutlichung des Arbeitsaufwandes: Allein im Jahr 2025 sind bei den sächsischen Finanzämtern 167.459 Einsprüche beispielsweise zu steuerlichen Entscheidungen eingegangen, die in den Ämtern bearbeitet werden mussten.

Die KI unterstützt künftig dabei. Sie übernimmt Rechercheaufgaben, fasst umfangreiche Schreiben zusammen, filtert Kernanliegen heraus und bereitet Antwortentwürfe und Hinweise vor. Die Ergebnisse werden von den Beschäftigten fachlich geprüft und können anschließend weiterbearbeitet und verwendet werden. Wichtig: Die fachliche Bewertung und die abschließende Entscheidung liegen stets ausschließlich bei den Beschäftigten. Denn gerade bei komplexen steuerlichen Sachverhalten kommt es auf Erfahrung, Fachwissen und die Bewertung des konkreten Einzelfalls an.

Mit MAXi begegnet die sächsische Steuerverwaltung auch aktuellen Entwicklungen, die von außen an sie herangetragen werden. Beispielsweise nutzen Bürgerinnen und Bürger zunehmend selbst KI, um komplexe Schreiben oder Anträge an die Steuerverwaltung zu verfassen. MAXi hilft, solche Eingaben schneller auszuwerten. Dabei greift die KI auf die verwaltungsinternen Verfügungen sowie Gesetzestexte zurück.

Auf der anderen Seite unterstützt MAXi die Beschäftigten bei der Kommunikation der Steuerverwaltung mit den Bürgerinnen und Bürgern: Denn, Verwaltungsschreiben sind nicht immer leicht zu lesen beziehungsweise in ihrer Fachsprache für manche verwirrend. MAXi hilft den Beschäftigten, Schreiben klarer und verständlicher zu formulieren. Außerdem kann MAXi Texte übersetzen. Bürgerinnen und Bürger können damit neben dem Schreiben in der Amtssprache Deutsch auch eine nichtamtliche Übersetzung in ihrer Muttersprache erhalten. Das erleichtert die Verständigung, etwa mit Menschen, die noch nicht lange in Deutschland leben. Allerdings: Rechtlich maßgeblich bleibt allein die deutsche Fassung.

Wie MAXi funktioniert und eingeführt wurde

MAXi ist intuitiv und einfach zu bedienen und kommuniziert mit den Beschäftigten in der Steuerverwaltung in natürlicher Sprache. Allerdings ist wie bei allen KI-Systemen die richtige Fragestellung, das sogenannte »Prompting« (vom engl. »to prompt« = »auffordern« oder »vorsagen«), sehr wichtig, um zielgenaue Ergebnisse zu erhalten. Dafür und für die allgemeine Funktionsweise werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern intensiv geschult und ihnen ergänzend auch Lernvideos bereitgestellt, um kompetent und damit auch verantwortungsvoll mit der KI umzugehen. In den Finanzämtern stehen den Beschäftigten MAXi-fachkundige Multiplikatorinnen und Multiplikatoren als Ansprechpersonen zur Verfügung.

Die Vorbereitungen für den heutigen landesweiten Start begannen im April 2026. Im September wurde der KI-Assistent innerhalb einer Pilotphase unter realen Bedingungen in der sächsischen Steuerverwaltung erprobt. Die dabei gewonnenen Erfahrungen und Rückmeldungen der Beschäftigten flossen in den ab heute startenden sachsenweiten Rollout ein. Der landesweite Start ist zugleich der Beginn eines Lernprozesses: für das KI-System, das kontinuierlich weiterentwickelt wird, aber auch für die Menschen, die mit ihm arbeiten. Welche Funktionen sich im Alltag besonders bewähren und wo weiterer Entwicklungsbedarf besteht, wird sich auch aus der praktischen Nutzung in den sächsischen Finanzämtern ergeben.

Wie MAXi den Datenschutz beachtet

Für die Steuerverwaltung ist Datenschutz das höchste Gut. Deshalb steht bei der Einführung von MAXi die Sicherheit der Daten an erster Stelle. Denn MAXi arbeitet nicht wie ein frei zugänglicher Chatbot, der Antworten aus beliebigen Quellen des Internets generiert. Die Datenhoheit bleibt vollständig in der Steuerverwaltung, weshalb MAXi auch personenbezogene Daten verarbeiten darf. Der virtuelle Assistent greift in einem geschlossenen und geschützten System auf für die Steuerverwaltung relevante Rechts- und Informationsquellen zurück. So können Beschäftigte beispielsweise Sachverhalte zusammenfassen und Informationen zur aktuellen Rechts- und Verfügungslage recherchieren. Die KI unterstützt damit nicht nur beim Formulieren, sondern auch beim strukturierten Erschließen steuerfachlicher Informationen.

Wo MAXi »erschaffen« wurde

MAXi wurde im Bundesland Hessen von TECLION entwickelt und hat sich seit Ende 2025 bereits in der Praxis in der hessischen Steuerverwaltung bewährt. Sachsen profitiert damit im Rahmen einer länderüberreifenden Kooperation von den Erfahrungen der hessischen Steuerverwaltung.

Fazit: Mit MAXi hält Künstliche Intelligenz ganz praktisch Einzug in den Arbeitsalltag der Beschäftigten in der sächsischen Steuerverwaltung. Sie soll dort die Menschen unterstützen, wo sie Zeit sparen und Informationen besser zugänglich machen kann – damit den Beschäftigten mehr Zeit für die Aufgaben bleibt, bei denen fachliche Erfahrung und menschliche Entscheidungen gefragt sind.

MAXis Einsatz in Sachsen auf einen Blick

• Projektstart: April 2026
• Pilotphase: September 2026
• Start des sachsenweiten Rollouts: 12. Oktober 2026
• Nutzer: rund 5.250 Beschäftigte der sächsischen Steuerverwaltung (24 Finanzämter, Landesamt für Steuer und Finanzen, Landesrechenzentrum Steuern, Sächsisches Staatsministerium der Finanzen)
• Anwendungsbereiche: Recherche, Zusammenfassungen, verständliche Formulierungen, Übersetzungen und Antwortentwürfe
• Wissensgrundlage des KI-Assistenten: Gesetzestexte und verwaltungsinterne Verfügungen
• Datenschutz: geschützter Bereich und Datenhoheit bei der Steuerverwaltung
• Verantwortung: Die fachliche Bewertung und Entscheidung bleiben beim Menschen
• Entwicklung: hessische Steuerverwaltung, TECLION
• Funfact – Wofür steht der Namen »MAXi«?
  Es handelt sich bei »MAXi« um keine Abkürzung, sondern um einen geschlechtsneutralen Namen. So können die menschlichen Anwenderinnen und Anwender selbst entscheiden, ob sie von ihrem oder ihrer neuen virtuellen Kollegin oder Kollegen sprechen. Denn der Mensch neigt zur Vermenschlichung von Technik, was wiederum dabei hilft, dieser positiv gegenüberzustehen und sich einzuarbeiten.

Autorin: Anke Richter-Baxendale